sexta-feira, 9 de abril de 2010

" A importância das Reuniões da Sociedade de Socorro"



"REUNIÕES SÃO MANDAMENTOS"

Como prometi ontem, irei postar outro tópido debatido por Julie B. Beck no seu treinamento as presidências,foi sobre se fazer "REUNIÕES BEM PLANEJADAS". O sucesso do funcionamento de uma organização está nas reuniões bem extruturadas. Ela repetiu bastante a frase" REUNIÕES SÃO MANDAMENTOS" (DEC 41:2-3).

1. FAZER REUNIÕES MAIS EFICIENTES (DEC 6:32)

- Fazer uma agenda com propósitos e objetivos
- Antes de ir as reuniões de presidência,liderança,correlação da ala ou até mesmo com o bispo,levar os tópicos previamente escritos para serem debatidos, e se levar problemas para discussão,levar também as soluções.OBS: É preciso haver reuniões com o bispo, porque é desta maneira que ele se comunica e acompanha as necessidades das mulheres da ala.
- Numa reunião todos precisam falar,participar, criar e estar dispostos a OUVIR.
Muitas vezes o problema na organização, está baseado apenas na falta de COMUNICAÇAO.
A ausência de reuniões periódicas,reuniões sem planejamentos, ou até mesmo reuniões em que nem todos os membros da liderança estão presentes, prejudica o andamento das decisões mútuas.

2.FAZER UMA LISTA DAS PRIORIDADES COM OS SEGUINTES TÓPICOS:

1.COISAS ESSENCIAIS (Ex: Oração,Jejum,templo,etc...)
2.COISAS NECESSÁRIAS: (Educação,trabalho,alimentação,cuidar do lar,etc...)
3.DIVERSÃO: (Lazer,entretenimento,etc...)

Julie B.Beck disse as seguintes palavras: " Precisamos planejar nossas reuniões baseadas nas coisas ESSENCIAIS e NECESSÁRIAS". A diversão e o entretenimento serão complementos. O mais importante são as coisas espirituais.

3. TRATAR DOS ASSUNTOS POR PRIORIDADES:

- Se numa reunião não der para se tratar de todos os assuntos da pauta, deixar para tratar dos assuntos que faltarem em outra reunião. Tratar de TUDO numa mesma reunião, pode torna-la cansativa, e não se alcançar o objetivo dela.

Eu pessoalmente pude sentir o vigor espiritual e o esforço que nossa presidente geral tem feito para resgatar dentro da Sociedade de Socorro a verdadeira essência da organização, que é a prática caritativa e a salvação das almas.
Ela nos disse para sermos mais espirituais; " COM O ESPIRITO PODEMOS FAZER TUDO

Pesquisei e achei alguns métodos de como otimizar nossas reuniões (Aqui na minha estaca) e irei dividir com vocês!

CHECKLIST PARA REUNIÕES PRODUTIVAS
Christian Barbosa


Abaixo temos um checklist que você e sua equipe devem fazer para conseguir reuniões mais produtivas no ambiente de trabalho. Dividi o processo da reunião, em 3 etapas: a Convocação (que acontece antes da reunião propriamente dita); a Condução (que é a própria reunião) e o Acompanhamento (que é a pós-reunião). Fique a vontade para customizar conforme sua realidade e necessidades, o objetivo deste checklist é ser genérico e evitar os principais problemas das reuniões.

Convocação

( ) Existe um objetivo específico, claro a ser atingido com a reunião que será convocada

( ) O objetivo da reunião foi dividido em pequenos itens, com tempo estimado definido, para serem discutidos na reunião

( ) Estou convocando apenas as pessoas essenciais para a reunião

( ) O tempo de duração da reunião está adequado com o objetivo e tópicos definidos.

( ) Caso a reunião tenha duração superior à 2 horas, estou planejando um intervalo de 10 minutos.

( ) Reservei o horário da sala de reuniões

( ) Defini e reservei o material necessário para reunião (datashow, som, flip charts, canetas, etc)

( ) Caso a reunião seja externa, forneci informações detalhadas da localização da mesma, para evitar atrasos.

( ) Confirmei a participação das pessoas na reunião

Condução

( ) Foi definido um líder para a sessão desta reunião

( ) A reunião foi iniciada no horário e todos os participantes foram informados da intenção de terminar a reunião no horário.

( ) O objetivo da reunião e os pontos de discussão foram pontuados no inicio e a reunião está sendo conduzida seguindo esta pauta.

( ) Existe alguém responsável por anotar os principais tópicos da reunião e compartilhar após a reunião.

( ) Conversas paralelas estão sendo cortadas, para focar no assunto da reunião.

( ) Foi realizado um intervalo de 10 minutos para cada 2 horas de reunião.

( ) Foram definidas tarefas com responsáveis e prazo.

( ) Encerramos a reunião com o objetivo alcançado e fizemos algumas ponderações sobre o processo da reunião e o que pode ser melhorado nas próximas.

Acompanhamento

( ) A sala de reunião foi liberada e limpa para próximas sessões.

( ) As anotações da reunião foram distribuídas a todos os participantes por e-mail.

( ) As tarefas definidas na reunião estão sendo cumpridas e acompanhadas.


Primeira Lei: Ter objetivo definido.

Faz-se necessário a clareza de objetivos de cada tópico a ser discutido. O que se deseja na reunião. O que se espera como resultado, quanto tempo se tem disponível para cada tópico.

Dica: Faça uma pauta clara, escrita e com tempo pré-determinado para cada assunto e distribua, divulgue para os participantes .

Segunda Lei: Priorizar tarefas.

O líder deve deixar claro, quanto tempo tem disponível para discutir cada assunto. Deve priorizar as tarefas importantes de acordo com o conceito da Tríade do Tempo, de Christian Barbosa, o maior especialista em gerenciamento de tempo no Brasil.

Dica: Enumere os assuntos por ordem de importância .

Terceira Lei: Delegar e Cobrar.

Avalie quais talentos devem participar da reunião. Convoque a equipe. Certifique-se de que as competências necessárias estão participando. Delegue responsabilidade quando possível.
Lembre-se de cobrar os resultados na próxima reunião ou no término do prazo de cada tarefa.

Dica: Registre os assuntos discutidos e tenha certeza de finalizar a reunião com metas a serem cumpridas, com prazos definidos e responsabilidades assumidas .

Utilize as Três Leis para uma reunião eficaz e experimente por si só o aumento da produtividade e a melhoria nos resultados.

Sucesso!!

OBS: É claro, que estas dicas foram construídas para uma empresa, mas nós podemos personalizar de acordo com nossa organização,nossas necessidades e nossa realidade de ala. Lembramos que os nossos líderes gerais utilizam perfeitamente estas regras, e elas funcionam.

Beijocas minhas lindas!! Amanhã postarei o restante do treinamento...Bye.

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